Intakegesprek voor de LESA

Een goed afgestemd projectplan is de basis onder de samenwerking tussen opdrachtgever en de ecoloog. Samen helder krijgen wat de echte vragen zijn, welke zaken prioriteit hebben, hoe keuzen te maken onder de druk van beperkingen in tijd en middelen... Het projectplan voorkomt verrassingen - en als zaken moeten worden bijgesteld dan regel je dat samen.

De rol van de opdrachtgever is die van richtinggever. Je initieert de vraag, geeft de eisen en wensen aan en tevens de beperkingen. Dat stelt de ecoloog in staat een passend onderzoeksplan te maken. Niet alles kan, niet alles hoeft. 

De stappen hieronder zijn bedoeld om het gesprek tussen opdrachtgever en ecoloog vorm te geven. De ecoloog heeft dezelfde lijst. Samen moeten jullie die doorlopen en afvinken. Wat je nu niet goed regelt, kan later in het project onverwachts opduiken. Dan is het beter als je er samen afspraken over hebt gemaakt.

• Hoe staat het bureau / de expert aangeschreven?
• Hoe lang doen ze als LESA's? Kunnen ze enkele rapporten laten zien?
• Een LESA is echt een multidisciplinair vak - welke expertise brengen ze in? Het is nooit zo dat 1 deskundige alles kan! Dus hoe zijn de rollen verdeeld?
• Praten ze in "gewone mensen-taal"  of in jargon? Dat laatste kan verhullend zijn!
• Zijn ze concreet over aanpak en resultaat - of hebben ze het al over "mogelijk aanvullend onderzoek" (=verdienmodel)?

Scope

• Doelstelling en scope van de analyse?
• • Gaat het over een geheel gebied of een deelgebied?
  • Is er een speciale vraag of probleem? Ook het kader waarbinnen de opdracht plaats moet vinden is belangrijk. Is het een herstelproject, een NDA, een MER-beoordeling, of een beheerplan?
• Wat moet wel/niet worden gerealiseerd? 
• • Dit is dus de afbakening van de scope. Bv. welk gebied valt binnen het projectgebied en welke delen niet?
• Onderzoeksgebied?
• • Wat zijn de exacte grenzen van het te bestuderen gebied? 
  • Besef wel dat een LESA inzoomt van groot naar klein: maw. het studiegebied zal vaak vele (!) malen groter zijn dan het projectgebied. Dat komt omdat sturende factoren vaak grootschaliger zijn dan het projectgebied.
• Waaraan levert dit een bijdrage? 
• • Soms vindt een onderzoek binnen een grotere context plaats. Dan is het goed om die ook te kennen, omdat er wellicht andere partijen zijn die behoefte hebben aan deelproducten, of specifieke producten, of eisen hebben die aanvullend zijn. 
• Samenhang met strategie van opdrachtgever? 
• • Hier deel je samen het belang van de opdracht en de rol die het eindproduct gaat vervullen. Dient de LESA bv. ter onderbouwing van een bredere subsidieaanvraag voor herstelbeheer? 
• Bijdrage aan succes van opdrachtgever? 
• • De opdrachtnemer moet zorgen dat jij als opdrachtgever slaagt in je missie. Dat wil dus zeggen dat het klip-en-klaar moet zijn welke resultaten je mag verwachten van de LESA. 

Projectresultaat

• Oplossingsrichtingen? 
• • Een LESA is in eerste instantie een DIAGNOSE, een feitenrelaas over de stand van zaken: hoe is het gebied ontstaan en geworden, hoe is het verworden, wat is er van over en wat kunnen we er mogelijk aan doen?
  • Essentieel is de SYNTHESE stap die in van een reeks beschrijvingen een echte LESA maakt. Alle patroonanalysen, trendanalysen en gebeidsbeschrijvingen bij elkaar moeten geintegreerd worden to 1 synthese. Pas dan is het mogelijk om helder de sturende factoren te beschrijven en die te confronteren met de problemen in het gebied.  
  • Uit die confrontatie komen mogelijke oplossingsrichtingen voort. Die moeten soms nog nader worden onderzocht. 
• Ideeën over analyseresultaat? 
• • Een ecoloog moet kunnen zeggen wat de reikwijdte is van de analyseresultaten. Wat is de zeggingskracht ervan. Dat kan wisselen per onderwerp.
• Oplossingsrichtingen en/of resultaten die niet mogen? 
• • In principe zou deze vraag in de opdracht voor een LESA nooit voor mogen komen. De LESA is een objectief, transparant, feitenrelaas. Het geeft aan hoe het zit en of een opdrachtgever dat nu leuk vindt of niet is niet aan de ecoloog. 
• Krijgen we echt de beoogde benefits? 
• • Twijfel over de meerwaarde komt vooral voort uit slechte afspraken. 
  • Daarnaast is landschapsecologie veldwerk - en "het veld doet wat het wil", maw. weersomstandigheden, moeilijkheden informatie te verzamelen, onverwachte ecologische complexiteit kunnen allemaal bijdragen aan een minder dan gehoopt resultaat. Daar valt veel in bij te stureb, maar er is een grens.
• Zijn ook andere aanpakken overwogen?
• • Er is niet maar 1 LESA - dus spreek goed door met de ecoloog wat er nodig is om de gevraagde antwoorden op tafel te krijgen. 
  • Daar zit echter ook een grens aan. Het maken van een LESA is specialistisch vakwerk, dus als de ecoloog bv zegt dat het studiegebied 10x groter moet zijn dan het projectgebied - wees dan niet verbaasd. Die claim moet wel onderbouwd kunnen worden!

Kwaliteit

• Kwaliteitseisen? 
• • Probeer met de ecoloog zo goed mogelijk de kwaliteit van het onderzoek en de eindrapportage scherp te maken. 
  • Wat is de verhouding tussen de inspanningsverplichting en de resultaatverplichting? 

Publicatie

• Communicatieplan: hoe, waar, wanneer, eisen en doelgroepen en budget?
• • Dit is minder het probleem van de ecoloog dan van de opdrachtgever zelf. 
  • De opdrachtgever moet wel met de ecoloog afspraken hebben gemaakt zodat functioneel met de geleverde informatie kan worden gewerkt.
• Bijzondere problemen of achtergrondinformatie?
• • De feiten zijn de feiten - maar het kan uiteraard zo zijn dat de resultaten van een LESA wel duidelijk veroorzakers ervan in beeld brengen. Dat kan allerlei spanningen oproepen tussen gebeidseigenaren en stakeholders eromheen. 
  • Daarom moet goed worden afgesproken hoe resultaten worden gecommuniceerd.
• Welke partijen en hun invloed?
• • Om de resultaten op de juiste wijze te laten landen moet de opdrachtgever een stakeholderanalyse hebben gedaan en het communicatietraject verzorgen., Dit is geen onderdeel van een LESA. 
• Juridische aspecten?
• • Belangrijk is om af te spreken wie het intellectueel eigendom heeft van het eindrapport.
  • Ook is belangrijk dat communicatie over de eindresultaten of lopende het traject over gevoelige informatie - met beide partijen is afgestemd. 

Planning

• Wanneer en waarom gereed?
• • LESA's zijn (deels) veldstudies. Een voorbereidend deel kan prima achter het bureau, maar uiteindelijk moet er veldwerk worden gedaan. Dat wil dus zeggen dat er rekening moet worden gehouden met het groeiseizoen van planten en de levenscyclyus van dieren.
  • Wees er dus op voorbereid dat de projectplanning volgend is aan de seizoenen! 
• Haalbaarheid?
• • Hoe groot is het gebied? Hoe groot is de problematiek? Hoe goed en hoe groot is de opdrachtnemer ecoloog?
  • Bedenk dus ook dat het studiegebied (vele malen) groter kan zijn dan het projectgebied! Dat moeten ze dus allemaal aflopen.
• Wat is prioriteit voor opdrachtgever?
• • Over welk gebeidsdeel en/of over welke vraag MOET er een duidelijk advies komen. Wat zijn de afspraken als dit lastiger blijkt dan gedacht? 
• • Afwijkingen in de planning en afspraken daarover? Het veld is het veld - dus weersomstandigheden, en andere veldwerkperikelen zijn soms de oorzaak van afwijkingen in de planning. 
  • Ook kan het lastiger zijn dan gedacht op goede informatie te krijgen, of is de situatie (veel) complexer dan gedacht. 
  • Elke LESA geeft weer verrassingen. Dus wees zakelijk en flexibel.
• Praktische afspraken / mogelijkheden / beperkingen.
• • LESA's zijn van aard multidisciplinair - dus wees niet verrast door onverwachte invalshoeken.
  • Maar vraag wel door hoe elke discipline bijdraagt aan het geheel, het eindbeeld.

Randvoorwaarden

• Beschikbare financiële middelen?
• • De financiele ruimte voor een LESA moet op voorhand duidelijk zijn. 
  • Het kan natuurlijk zijn dat in verband met onverwachte veldomstandigheden of complexiteit, de projectduur moet worden overschreden. De financiele gevolgen hiervan moeten door de ecoloog duidelijk woen tijdig worden aangegeven. 
• Beschikbare hoeveelheid tijd?
• • Zoals gezegd moet rekening worden gehouden met een bureaufase en een veldonderzoeksfase. Dat wil zeggen dat een opdracht in 2 fasen gesplitst kan worden. De bureaufase kan in het najaar, de winter of het zeer vroege voorjaar. Maar het veldwerk wacht echt op het bloeien van planten en de aanweigheid van dieren.
• Welk gebied(sdeel) – ruimtelijke inperking?
• • Het is van het grootste belang om exact op kaart de grenzen van het projectgebied aan te geven. Dat stelt de ecoloog in staat om ligging en omvang van het stduiegebied eromheen te bepalen.
• Toegankelijkheid?
• • Van te voren moet duidelijk zijn waar de ecoloog toegang heeft en waar niet. De opdrachtgever regel indien nodig vergunningen of geeft een brief mee.
  • Daarnaast is er toegang tot informatie - krijgt de ecoloog inzage in relevante voorstudies en archieven?

• De ecoloog moet in "gewone mensentaal" uitleg geven over het onderzoek en de resultaten daaruit. Het past niet, en is zelfs een bron van zorg - als alleen in jargon kan worden gesproken. 
• In de inleiding zijn de "DIAGNOSTISCHE STAPPEN" van een LESA weergegeven. Die stappen zorgen ervoor dat de ecoloog op transparante wijze duidelijk kan maken hoe de analyse is verlopen, hoe de gegevens zijn verkregen en wat de waarde is van de inzichten.
• Ook moeten kennislacunes duidelijk zijn. Het veld geeft nu eenmaal niet altijd haar geheimen prijs.
• Zoals gezegd is een LESA van nature multidisciplinair - dus zullen er verschillende vakgebieden hebben mee-gedaan. Dat zijn de INSTRUMENTEN. Wat zijn nu de resultaten uit elk vakgebied en hoe dragen ze bij aan het eindbeeld?
• Omdat een ecoloog per definite naar een "black-box"  kijkt en via patroon- en trend-analyse daarin de sturende factoren probeert te achter-halen - is er kans dat er onzekerheden zijn over-gebleven. Maar hoe erg is dat? Dat moet wel duidelijk worden gemaakt.
• In hoeverre zijn kennislacunes daadwerkelijke risico's en wanneer is extra onderzoek noodzakelijk? Het gaat om een transparant resultaat en niet het subsidieren van een verdienmodel.