stap 1 - intakegesprek
opdrachtgever en ecoloog gaan in gesprek.
SAMEN NAgaan WAT DE BEDOELING VAN HET PROJECT IS; MAKEN van PROJECTPLAN.
Waarom een intakegesprek?
Het intakegesprek is een cruciaal onderdeel van het proces van opdrachtverlening. Dit is het moment waarop -samen met de ecoloog- de vraag wordt afgebakend en afspraken worden gemaakt over het gehele onderzoek.
Opdrachtgever en Ecoloog hebben hier een gezamenlijke verantwoordelijkheid - om te zorgen voor een goed, helder en gedragen Projectplan. Daarmee wordt de basis gelegd voor een goede samenwerking, en een eindresultaat waar beide partijen tevreden mee zijn. De opdrachtgever heeft dezelfde lijst als de ecoloog. Samen moeten jullie alle stappen doorwerken.
DOEL van de VRAAG
Het is belangrijk te weten wie er in het project meedoen, wat ieders rol is en wat iedereen verwacht dat er gebeurt op wat het oplevert.
Scheve verwachtingen, geven uiteindelijk scheve verhoudingen. Dus regel alles goed vanaf het begin.
WAT is het team?
TEAM
- Wie is wie?
- Wie is opdrachtgever en opdrachtnemer?
- Toegevoegde waarde projectteam
- Verwachtingen over en weer?
- Waarop moet team hun creativiteit richten?
- Belangrijke uitgangspunten?
DOEL van de VRAAG
Het moet klip en klaar zijn waar het onderzoek wel en niet over gaat. De titel is de kortste samenvatting van het project. Werk goed uit waar het om gaat - vraag door - zoek de essentie.
Ga hier niet gelijk dingen afkappen of zeg "kan toch niet". Praktische zaken zullen beperkingen opleggen, maar die vragen staan hieronder. "Willen" en "kunnen" zijn zaken die je inderdaad in beeld moet brengen. Maar hier is het dus eerst het "willen".
WAT GA JE DOEN: INTAKE AFRONDEN
INHOUD
Werktitel
- Werktitel van de analyse?
Aanleiding
- Aanleiding voor analyse?
- Waarom nu?
Kernvraag
- Hoofdvraag?
- Deelvragen?
- Urgentie?
- Prioriteiten?
- Verwachtte resultaat?
Scope
- Doelstelling en scope van de analyse?
- Wat moet wel/niet worden gerealiseerd?
- Onderzoeksgebied?
- Waaraan levert dit een bijdrage?
- Samenhang met strategie van opdrachtgever?
- Bijdrage aan succes van opdrachtgever?
Projectresultaat
- Oplossingsrichtingen?
- Ideeën over analyseresultaat?
- Oplossingsrichtingen en/of resultaten die niet mogen?
- Krijgen we echt de beoogde benefits?
- Zijn ook andere aanpakken overwogen?
Kwaliteit
- Kwaliteitseisen?
DOEL van de VRAAG
Hierboven heb je het "willen" uitgezocht - en nu komt de praktische organisatie daarvan en daarmee komen de beperkingen: dus het "kunnen".
Het is een belangrijke fase in de intake - want dit is de basis voor de afspraken, wat je nu echt gaat doen en het eindresultaat. Dit is het moment waarop verwachtingen over en weer moeten uitkristalliseren.
WAT GA JE DOEN: HOE ORGANISEER JE HET?
ORGANISATIE
Risico’s en/of kansen
- Risico’s en/of kansen?
- Waarschijnlijkheid daarvan?
Afhankelijkheden
- Wederzijdse afhankelijkheid van analyse met andere projecten?
Doelgroep en Stakeholders
- Eigenaar van de resultaten?
- Gebruikers van de resultaten?
- Stuurgroep of klankbordgroep?
- Stakeholders en hun belangen en betrokkenheid?
Overleg
- Wanneer, hoe vaak en hoe?
- Wie nog meer?
- Waar willen we het dan over hebben?
Publicatie
- Communicatieplan: hoe, waar, wanneer, eisen en doelgroepen en budget?
- Bijzondere problemen of achtergrondinformatie?
- Welke partijen en hun invloed?
- Juridische aspecten?
Planning
- Wanneer en waarom gereed?
- Haalbaarheid?
- Wat is prioriteit voor opdrachtgever?
- Afwijkingen in de planning en afspraken daarover?
- Praktische afspraken / mogelijkheden / beperkingen.
Randvoorwaarden
- Beschikbare financiële middelen?
- Beschikbare hoeveelheid tijd?
- Welk gebied(sdeel) – ruimtelijke inperking?
- Toegankelijkheid?
DOEL van de VRAAG
Het mag duidelijk zijn dat je door praktische beperkingen niet alles kunt doen. Er zijn gewoon grenzen aan tijd, geld of onderzoeksmiddelen.
Gegeven die beperkingen moet je dus als ecoloog aan de opdrachtgever aangeven waarom je ervoor kiest om bepaalde onderzoeken wel of niet te doen, of de diepgang ervan.
Dat wil zeggen dat het eindresultaat dus een bepaalde reikwijdte en zeggingskracht heeft. Als je bijvoorbeeld alleen maar naar een grondwaterstandenkaart hebt gekeken, maar nooit in het veld bent geweest - dan zegt dat iets over de kracht van je uitspraken. Dat is niet erg - het is een keuze die is ingegeven door praktische beperkingen - bijvoorbeeld er kon alleen maar een bureaustudie worden uitgevoerd. Prima - maar verantwoord de consequenties van die keuzen.
WAT GA JE DOEN: RISICO's bepalen
RISICO’S
Afspraak diagnostische stappen?
- Welke van de Stappen -I- tot en met -VII-?
Afspraak instrumenten?
- Welke selectie uit de 21 instrumenten?
Welke risico’s zijn er en gaan we aan of niet?
- Risico achterwege laten van diagnostische stap of instrument?
- Welke zeggingskracht heeft het resultaat?